Tema 2

TEMA 2: ORGANIZACIÓN POR DEPARTAMENTOS

1.    INTRODUCCIÓN

La organización, el trabajo en equipo, a comunicación ( tanto internas como externas a la empresa) y la organización de la información y archivo son aspectos muy importantes para cualquier empresa.

2.   CONCEPTOS BÁSICOS

a)    Organización de la empresa

El organigrama es una representación de la organización de una empresa.

a)    La estructura de la empresa con sus diferentes departamentos.

b)   El orden jerárquico y el establecimiento de las relaciones entre los diferentes escalones que lo configuran. El orden jerárquico da lugar al nivel de responsabilidad.

c)    Los canales de comunicación.

El organigrama funcional se caracteriza por agrupar las actividades por departamentos.

Ventajas	Inconvenientes
Las tareas de cada trabajador están delimitadas, ya que las funciones quedan definidas con claridad.	Simplifica la compleja realidad de las relaciones que median entre los distintos puestos.
Facilita y aclara las relaciones entre los distintos órganos de la empresa.	Tener en cuenta las relaciones jerárquicas.
Saca a la luz defectos que existen en diferentes sectores.	Descuida las relaciones funcionales.
Ayuda a la orientación e integración de los recién admitidos.	Supone un coste considerable.
Permite programar con claridad las líneas de promoción de las personas de la empresa.
Proporciona a las personas ajenas a la empresa una visión clara de la estructura.	Hay que actualizarlo constantemente.

b)¿Qué es el trabajo en equipo?

El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejercitación de un proyecto. El resultado fianl es responsabilidad del equipo.

Cada miembro del equipo es responsable de un cometido. Un grupo de personas que trabajan sin ninguna coordinación sin contar con los demás, no forman un equipo.

4.   SIMULACIÓN DE LA ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL AULA.

 

4.1.        Estructura y organización de la empresa.

Paso 1: Diseño del organigrama. Exige el estudio previo de los diferentes puestos o cargos de la empresa.

Se puede llevar a cabo según diferentes criterios, pero el que mejor se adapta a la organización de la mayoría de las empresas es el organigrama funcional por departamentos.

Paso 2: Definición de puestos de trabajo y tareas. Antes de comenzar la actividad empresarial deben quedar bien definidas las funciones y tareas de cada puesto y los niveles de responsabilidad.

Deberás realizar una relación de las tareas que cada departamento y cada puesto de trabajo de tu empresa debe llevar a cabo.

Puestos de trabajo	Funciones	Puestos de trabajo	Funciones
Almacén	·         Confección de orden de reposición ·         Entrada de mercaderías. ·         Salida de mercaderías. ·         Inventario de existencias.	Compras	·         Emisión de pedidos y control de las entregas. ·         Reclamación de pedidos atrasados. ·         Comprobación de los albaranes.
Ventas	·         Recepción de pedidos. ·         Transportes. ·         Facturación.	Gestión contable	·         Mantenimiento del Plan General de contabilidad. ·         Registro de los asientos contables. ·         Mantenimiento de la aplicación contable. ·         Elaboración de balances.
Tesorería	·         Control de cobros y pagos. ·         Confección de remesas bancarias. ·         Control de saldos bancarios. ·         Solicitud de créditos y préstamos. ·         Confección de nominas.	Recursos Humanos	·         Selección de personal. ·         Confección de contratos. ·         Pago de las nóminas. ·         Liquidación del pago a la Seguridad Social.

Paso 3. Proceso de acogida, integración y formación. Los trabajadores que se incorporan por primera vez en una empresa necesitan integrarse y adaptarse a ella.

Es necesaria una etapa de formación inicial en la que el trabajo vaya conociendo el funcionamiento de la empresa y de su puesto de trabajo

4.2.     Trabajo en equipo

Paso 1: Formación de equipos y grupos de trabajo cooperativos. Debemos crear equipos de trabajo entre los componentes de la clase.Cada equipo trabajará en grupos en un departamento con el objetivo de realizar todas las tareas propuestas por el profesor.

Paso 2: Los grupos rotarán por los distintos departamentos.

Paso 3: Cada grupo contará con un jefe de equipo. De manera que el jefe cambiará cuando se produzca la rotación del equipo a otro departamento.

Objetivos de un equipo de trabajo

Conseguir mayor nivel de eficacia.

Mejorar el clima laboral.

Tener una comunicación más directa y fluida.

Aumentar la motivación de los componentes del equipo.

Adquirir un mayor nivel de compromiso con los objetivos marcados.

ACTIVIDADES

Ejercicios del libro

1.  Bestlife, S.A es una empresa que se dedica al diseño y la confección de prendas de vestir adaptadas a discapacitados. Tiene su sede central en Huesca, donde únicamente se encuentra la dirección y el departamento de Finanzas. En Zaragoza se ubica el taller de producción, el almacén y el departamento comercial. El taller de producción, a su vez, está dividido en dos áreas: diseño y confección. La delegación de Zaragoza se encuentra al frente de un subdirector.

  Diseña el organigrama que consideres más adecuado para esta empresa

2. Observa las gaviotas cuando vuelan. Al volar en forma de “V”, el grupo entero aumenta en torno a un 70% el alcance de su vuelo, ya que aprovechan la resistencia al aire resguardándose de las que están al frente. Cuando la gaviota líder se cansa pasa al final de la formación y otra asume la delantera. Además, graznan para dar coraje y aliento a las que van delante.

¿Qué conclusiones sacas de este texto?

Que si se apoyan unos a otros siempre se pueden conseguir muchas mas cosas.

¿Podría aplicarse al trabajo en equipo en una empresa?

A dividirse el trabajo entre compañeros para llegar a un fin común mas rápido.

Ejercicios libro profesor.

1. Frutygama es una empresa que se dedica a la producción de fruta de IV gama (pelada, cortada y envasada) en atmósfera modificada. Su plantilla está formada por el siguiente equipo, un director general, cuatro jefes de departamento (producción, administración, comercial y logística), un jefe de calidad que depende directamente del jefe de producción y diez operarios distribuidos entre los departamentos: cinco en producción, dos en administración, dos en comercial uno en logística.

Diseña el organigrama más adecuado.

2. Piensa en las siguientes tareas que realiza una empresa e indica a que departamento pertenece:

a)   Emisión de una factura: ventas

b)   Emisión de un cheque: tesorería

c)   Elaboración de balances: gestión contable

d)   Inventario de existencias: almacén

e)   Reclamación de pedidos: compras

f)   Conciliación bancaria: gestión contable

g)   Emisión de albaranes: ventas

h)   Reclamación de impagados: tesorería

i)    Atención telefónica: ventas

j)   Confección de catálogos publicitarios: ventas.

3. El grupo de alumnos de tu clase va a realizar un viaje de estudios a final de curso, y estáis pensando en planificar qué vais a hacer para obtener dinero para vuestro viaje. Describe las ventajas que tendrá trabajar en equipo frente la posibilidad de que sea un solo compañero el que lo organice.

Podremos aportar muchas ideas en un brainstorming y asi después llegar a elegir una entre todos y hacerlo mucho mas fácil.

4.  Redacta las cartas que nuestra empresa Marmingo Luz, S.L escribiría por los siguientes motivos:

Carta de presentación cuando comienza su actividad comercial acompañada del catálogo de productos.

Marmingo Luz, SL                        

 C/Rosalía de Benalgalbón

50122 Zaragoza

                                                                                                                  Almeshop, S.L

                                                                                                           Avn. Carlos III, 300

                                                                                                                  04270 Almería

                                                                                     Zaragoza, 10 Noviembre de 2014    

N/Ref. 38/ AZ

S/Ref.144 / HI

                                                              

Asunto: Presentación

Estimados Señores:

Buenos días, soy Sara Yus del Departamento de Ventas de una nueva empresa. Les informamos de nuestra nueva apertura de la empresa Marmingo Luz, que se dedicara a suministrar luz y electricidad, a pequeñas oficinas, hoteles y negocios productos de ventilación, lámparas, etc. Le mostramos nuestro catálogo de algunos de nuestros productos. En él podrá encontrar artículos y precios de venta.

Atentamente.

                                                                                                                           Sara Yus 

                                                                                          Departamento de ventas

  

 Carta de solicitud de presupuesto para la compra de 5 ordenadores.

Marmingo Luz, SL                         

C/Rosalía de Benagalbón

50122 Zaragoza

  

                                                                                                                  Almeshop, S.L

                                                                                                           Avn. Carlos III, 300

                                                                                                                  04270 Almería

ASUNTO: Pedir presupuesto.

                                                                                                             Almería 16 de Noviembre de 2014

           

Muy señores nuestros:

Queremos solicitar presupuesto, de sus diferentes productos para un posible pedido de 5 ordenadores. En este caso:

-2 ordenadores Samsung de color gris.

-2 ordenadores Acer con su impresora del mismo modelo.

- 1 ordenador Lenovo portátil.

Así como la forma de pago, de envío, de distintas promociones, etc.

Con nuestro agradecimiento anticipado, reciban un atento saludo, a la espera de sus noticias.

                                                                         MARMINGO, S. L.

                                                                         Jefe de compras.

                                                                         Julián Cuesta.                                                                             

6. Busca a través de medios de comunicación ofertas de empleo en las que se demanden personas que deben desempeñar puestos de trabajo de atención al cliente. ¿Qué requisitos piden?

Buena comunicación, conocimiento de idiomas, experiencia en atención al cliente etc.

7. Enumera las ventajas e inconvenientes que tienen comprar en  Internet

Ventajas:

Alcance y accesibilidad: Si quieres comprar por internet no tienes ninguna restriccion geografica ni temporal mientras que en tiendas fisicas si.

Precio: Comprar por internet es normalmente mas barato porque puedes buscar muchas mas ofertas y tiendas.

Comodidad: Lo puedes hacer desde tu casa mientras estas sentado o tumbado.

Inconvenientes:

Costes de envio: Nos cuesta un incremento en el precio para que nos lo lleven a casa pero en muchas tiendas pueden ser gratuitos a partir de un precio o productos determinados.

Devoluciones: Hay muchos inconvenientes para devolver productos por internet pero poco a poco se va mejorando este procedimiento.

Contacto real con los productos: Hay muchos productos que cambian conforme son los ofrecidos por internet.

Timos: Muchas paginas web son falsas y solon intentan que la gente pague a cambio de nada al final y acaban desapareciendo.

8. Cándida Ruiz trabaja en la centralita de la empresa Ibergas, SA y recibe una llamada de la clienta Ana Pérez que está muy enfadada porque la instalación de calefacción que le han instalado no funciona y quiere hablar con el director. El director Sr. Duque está hablando con otro cliente y no puede ponerse al teléfono por lo que le pide a Cándida que tome nota de la llamada e indique a la Sra. Pérez que la llamará en cuanto pueda.

a) Reproduce la conversación telefónica que mantendrán Cándida Ruiz y Ana Pérez.

b) Confecciona la nota de la llamada que Cándida Ruiz pasa al Sr. Duque.

Candida Ruiz: J.Miguel Serrano

+Ana Perez: El Barbas.

+Buenos días, me llamo Ana Perez.

-Buenos días, que desea?

+Llamo porque hace unos días me instalaron la calefacción en mi casa y no funciona correctamente,¿ podría pasarme con el Sr Duque?

-El Sr Duque se encuentra ahora mismo en una reunión hablando con un cliente.

+¿Podria dejarle una nota para contactar con el posteriormente?

-Si, por supuesto.

+(Redacta carta y se la da).

-Muchas gracias.

+Igualmente.

10. Explica cuáles son las diferencias entre un grupo de trabajo y un equipo de trabajo.

En un equipo de trabajo todos trabajan juntos en lo mismo y en un grupo de trabajo trabajan juntos pero cada uno hace un trabajo diferente

Para trabajar en empresa en el aula, ¿qué deberías formar con los compañeros: un grupo o un equipo de trabajo?

Un equipo de trabajo.

¿Por qué?

Porque es mejor trabajar coordinadamente para así ayudarse entre los compañeros y hacer mejor el trabajo.

11. ¿Qué es el Certificado Digital? ¿Para que sirve?

Un certificado digital o certificado electrónico es un fichero informático generado por una entidad de servicios de certificación que asocia unos datos de identidad a una persona física, organismo o empresa confirmando de esta manera su identidad digital en Internet.