Tema 5: TEORÍA Y
PRÁCTICA
1. Introducción.
- Realizar
pedidos a los proveedores.
- Realizar
compras de otros aprovisionamientos.
- Reflejar
los pedidos de facturación.
- Llevar
un control de pedidos.
- Controlar
las facturas recibidas y reflejarlo en el programa de contabilidad.
- Reconocer
los registros, materiales y archivos de este departamento correctamente.
- Realizar
la comunicación escrita con proveedores (cartas).
2. CONCEPTOS BÁSICOS
A) El pedido
Cuando una empresa desea solicitar
mercancías a un proveedor emite un pedido. Puede realizarse mediante impreso
del comprador o impreso del vendedor (propuesta de pedido), carta, teléfono,
fax o correo electrónico.
a)
Si se realiza por teléfono dejarse
constancia escrita del pedido e incluyendo la mercancía solicitada y a pagarla
según la forma convenida.
B) Reclamación de pedidos
En ocasiones, es necesario realizar
reclamaciones de pedidos.
a)
Retrasos en la entrega: suele
utilizarse el teléfono, aunque es conveniente anotar en el registro la fecha en
la que se ha realizado la reclamación.
b)
Errores en la mercancía entregada: si
se trata de reclamar un error en la mercancía enviada de algún producto, es
conveniente que, de la llamada que podamos efectuar al proveedor, se redacte
una carta de reclamación.
C) La factura
Los empresarios y profesionales están
obligados a expedir y entregar facturas por las entregas de bienes y
prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad y a
conservar copia de las mismas.
La factura es el documento que acredita
legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios.
Las facturas y sus copias tienen unos
requisitos formales determinados. Como mínimo, deben contener los datos que
aparecen en la Figura 5.1 de la página siguiente.
Reclamación
de facturas
En ocasiones, es necesario reclamar al proveedor el envío de
una corrección a una factura errónea, porque presenta algún error de cálculo o
bien porque no se ajusta a la compra realizada, porque los precios no
corresponden con los pactados en el pedido.
Se debe indicar el número de factura y el error cometido.
La
factura rectificativa
Se realiza una factura rectificativa cuando no se ha
cumplido alguno de los requisitos establecidos en la normativa referente al
contenido o cuando las cuotas repercutidas de IVA se han determinado de manera
incorrecta.
La
factura electrónica
La factura electrónica, es un documento que se genera por
medios informáticos y que sustituye a la factura en papel.
Reduce gasto de papel y de espacio y además facilita el
control por parte de la Administración Tributaria. La firma digital garantiza
la identidad del emisor.
Las tres condiciones para la realización de la e-Factura
son:
a) Un formato electrónico (pdf, html, doc, xls)
b) Una transmisión telemática
c) La transmisión telemática deben garantizar su integridad
y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida
3. MATERIALES NECESARIOS
Bandeja
de documentos
Se irán depositando todos los impresos
de operaciones en proceso: órdenes de reposición recibidas de Almacén, notas internas
de compras y facturas recibidas de proveedores.
Notas
de pedido
Se irán depositando todos los impresos
de operaciones en proceso: órdenes de reposición recibidas de Almacén, notas
internas de compras y facturas recibidas de proveedores.
Carpeta
colgante Pedidos pendientes de recibir
Archivaremos los pedidos realizados a
los proveedores. Deberá retirarlos de esta carpeta conforme lleguen los envíos.
Carpeta
colgante Albaranes pendientes de factura
Archivará los albaranes que ya han sido
registrados en el programa y en las fichas de control de existencias.
Control
de pedidos
Lleva un seguimiento de los pedidos
emitidos a los proveedores. Deberán revisar los pedidos que no hayan llegado.
Registro
de incidencias por devolución de compras
Lleva un control de las devoluciones
efectuadas.
Registro
de compras de otros aprovisionamientos
Controlar las compras de otros
aprovisionamientos que se realicen y el departamento solicitante.
Carpeta
archivadora de Compras
Se irán archivando cronológicamente
todos los pedidos y albaranes cuya factura se haya recibido y sea conforme.
Registro
de facturas recibidas
Se irán anotando todas las facturas
recibidas.
Fichas
de proveedores
Anotaremos los datos de los proveedores
para poder consultar en cualquier momento los artículos que suministra,
condiciones de venta, etc.
Es importante disponer de un fichero de
proveedores actualizado.
a)
Datos del proveedor.
b)
Persona de contacto.
c)
Artículos que suministra.
d)
Precio, descuento, forma de pago, plazo
de entrega, etc.
e)
Campo de observaciones.
Nota
interna de compra de materiales
Esta nota la repartirá el departamento
de Compras al resto de departamentos cuando estos precisen la compra de
materiales.
PRÁCTICAS
Factura
Nº-1
Factura
Nº-2
Factura
Nº-3
CARTA
RECLAMACION ORANGE
Juan Miguel
Serrano Ogaya
C/ Roma Nº.32
04720 Aguadulce
(Almeria)
FRANCE TELECOM ESPAÑA S.A.
Domicilio Paseo del Club Deportivo nº1
Pozuelo de Alarcón (Madrid).
(Orange España)
Asunto:
Falta de servicios recividos
Estimado
señores:
Buenas,
desde el pasado mes de Noviembre no estoy recibiendo los 2MB de internet 4g en
mi teléfono que contrate.
Me
suele llegar un mensaje a mediados de mes diciéndome que se han consumido y
navegare a velocidad reducida gratis, pero es que realmente no se han consumido
porque no utilizo el móvil para llegar a ese consumo.
De
momento seguiré con ustedes pero si se sigue reduciendo mi consumo de datos me
veré obligado a extinguir sus servicios
Esperamos
una respuesta, y que sea resuelto este problema.
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