Tema 7

TEMA 6: DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD TEMA 7

1. INTRODUCCIÓN

El departamento de Contabilidad se encarga de registrar y anotar todas las operaciones económicas y financieras realizadas por la empresa, de forma que le permitan tener información sobre su situación.

Se realizarán las siguientes funciones:

Registro de los asientos  contables.

Elaboración de balances.

Comprobación periódica de los saldos contables.

Conciliación bancaria.

Cálculo del resultado del ejercicio.

Liquidación con los organismos oficiales: Hacienda y Seguridad Social.

2. CONCEPTOS BÁSICOS

A. La partida doble

El método contable usado es la partida doble, que registra los hechos contables mediante las cuentas. Los movimientos de las cuentas quedan reglados mediante el convenio de cargo y abono. El sistema de partida doble establece que cualquier operación de carácter económico contable da lugar como mínimo a dos anotaciones: una en el Debe y otra en el Haber.

B. Libros contables obligatorios

Hay 4 direntes:

1. Libro Diario: Va toda la información económica financiera de la empresa en asientos.
2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Se hace al menos trimestralmente.
3. Libro Mayor: Es un libro principal, pero no es obligatorio.

C. Ciclo contable: fases

Hay 7:

1.     Inventario inicial

2.    Asiento de apertura

3.    Registro de operaciones del año

4.    Balances de comprobación

5.    Regularización

6.    Asiento de cierre

7.    Cuentas anuales

D. El Plan General de Contabilidad

Es el conjunto de normas y principios que regulan la contabilidad.

3. Materiales necesarios

Necesitaremos:

1. Un archivador: con los libros del departamento y otra documentación de interés.
2. Un sello: debe ser comercial que incluya el nombre del departamento, fecha y número de asiento.
3. Libro Diario: en el que registraremos las anotaciones contables por orden cronológico.
4. Libro Mayor: son parecidas a un T dónde en el lado izquierdo va lo que debes y en la derecha el haber que se anotan los cobros y derechos que tienes en esa cuenta.
5. Libro de Inventarios y Cuentas anuales: En él anotaremos los balances y cuentas del año.

4. Pasos para el funcionamiento del departamento de Contabilidad

4.1. Puesta en marcha

Antes de nada, lo primero es tener todo el material necesario y realizar el etiquetado de la bandeja del departamento y de los archivadores.

4.2. Operaciones de apertura.

Paso 1: A partir del Balance Situación inicial, se realiza apertura  de la contabilidad en el libro Diario con el Asiento de apertura, abriendo las diferentes cuentas patrimoniales de Activo, Pasivo y Neto.

Paso 2: Hacer el libro Mayor que corresponde al Asiento de apertura, abriendo las cuentas con los importes iníciales.

4.3 Contabilización de las operaciones del ejercicio

Cogemos los documentos de la bandeja del departamento e iremos registrando todas las operaciones que se efectúen, de forma cronológica a lo largo del ejercici. Las registraremos primero en el libro Diario y después en el libro Mayor; es necesario que haya concordancia entre ambos.

Para el registro de las operaciones contables hay 5 pasos:

Paso 1: Tomar de la bandeja los documentos y analizarlos.

Paso 2: Realizar el asiento correspondiente en el libro Diario.

Paso 3: Registrar la operación en el libro Mayor.

Paso 4: Sellar los documentos incluyendo fecha y número de asiento.

Paso 5: Depende del tipo de documento: Si se trata de factura hay que pasarla al departamento de Tesorería depositándola en su bandeja.

4.4 Balance de comprobación de sumas y saldos

Nos permite comprobar la situación del patrimonio de la empresa en un momento dado y la certeza de transcribir correctamente las anotaciones del libro Diario al libro Mayor, hay que realizarlo al menos una vez por trimestre.

En el Balance de comprobación de sumas y saldos transcribiremos todos los cargos y abonos realizados en el Debe y Haber del libro durante el ejercicio. Debe y Haber del libro Diario suman cantidades idénticas; por lo tanto, si se obtienen los saldos de todas las cuentas, la suma de los saldos deudores ha de ser igual a la suma de los saldos acreedores.

4.5 Conciliación bancaria

Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes.

Proceso de conciliación

El proceso es el siguiente: la empresa va registrando todos los movimientos en un libro auxiliar y, a su vez, el banco hace lo mismo, al mes el banco suele enviar a cada uno de sus clientes, un estado de cuenta en el que se detallan todos los asientos realizados, un extracto bancario:

4.6 Operaciones de regularización y cierre de ejercicio

Contamos con 6 operaciones de regularización que a continuación describiré brevemente:

Regularización de existencias: Llevar en orden las existencias de almacén que hay.

Amortización inmovilizado: cálculo de los gastos producidos por el desgaste del inmovilizado de la empresa.

Liquidaciones con Hacienda: declarar trimestralmente los gastos y cobros para recibir o pagar lo que en el caso pertenezca de dinero.

Regularización de gastos e ingresos. Cálculo del resultado. Calcular los beneficios y gastos de los ejercicios anteriores.

Cierre de la contabilidad: se cierran los libros contables cuadrando las cuentas.

Las cuentas anuales: la empresa debe presentar las cuentas anuales establecidas en el Plan General Contable de Pymes, Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio neto y memoria, dependiendo del modelo oficial y normas para los modelos abreviados del PGC.

Cierre de ejercicio

En el momento de efectuar el asiento de cierre (último del ciclo contable), todas las cuentas de los grupos 6 Y 7 estarán saldados desde que se efectuó el asiento de regularización de las mismas (penúltimo del ciclo).

Por lo tanto, en el momento de efectuar el cierre sólo las cuentas de balance (grupos 1 a 5) podrán tener saldo; por ello, antes de cerrarlas habrá que saldarlas mediante un cargo en las que tengan saldo acreedor y un abono en las que tengan saldo deudor.

Al pasar dicho asiento al Libro Mayor, todas las cuentas quedarán saldadas y, por lo tanto, podrán cerrarse.

Una vez cerrada la contabilidad solamente faltarán los trámites burocráticos que la legislación exige (legalización de libros, presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, etc).

El ejercicio económico siguiente comenzará con el inventario inicial (que será una repetición del realizado el 31 de diciembre) y con un asiento de apertura en el nuevo libro Diario que estrenaremos. Dicho asiento podríamos llamarlo de reapertura, ya que será inverso al asiento de cierre.